استراتژی نامه های بازرگانی

قبل از هر چیز اگر مقاله مکاتبات بازرگانی بین الملل چیست را نخوانده اید آن را مطالعه نمایید. اما در مکاتبات تجاری بعنوان یک نویسنده باید قبل از شروع نگارش نامه استراتژی خود را انتخاب نماید. منظور از استراتژی، لحن نامه و یا به بیان دیگر تهاجمی، میانه روی یا تدافعی بودن نامه است. نویسنده باید با توجه به تحلیلی که از قدرت چانه زنی خود و طرف مقابل انجام داده است، تصمیم می گیرد نامه را تهاجمی یا میانه رو بنویسد. توصیه می شود حتی زمانی که گیرنده نامه از نویسنده بزرگتر و قوی تر باشد نیز نامه تدافعی و التماسی نوشته نشود. قدرت چانه زنی تامین کنندگان و خریداران تحت تاثیر عوامل متعددی است که در زیر به آنها اشاره شده است:
Supplier power increases when:
a.    Suppliers are large and few in number
b.    Suitable substitute products are not available
c.    Individual buyers are not large customers of suppliers and there are many of them
d.    Suppliers goods are critical to buyers marketplace success
e.    Suppliers products create high switching costs
f.    Suppliers pose a threat to integrate forward into buyers industry 
Buyer power increase when:
g.    BUYERS ARE LARGE AND FEW IN NUMBER
h.    Buyers purchase a large portion of an industrys total output
i.    Buyers purchases are a significant portion of a suppliers annual revenues
j.    Buyers can switch to another product without incurring high switching costs
k.    Buyers pose threat to integrate backward into the sellers industry
از سوی دیگر یکی از اصول نوشتن نامه های بازرگانی این است که قبل از شروع نوشتن متن نامه باید چارچوب یا ساختار و قالب نامه های بازرگانی را طراحی نمود. این مبحث در بخش قبل مورد بررسی قرار گرفته است. طراحی چارچوب و ساختار نامه نه تنها نظام مند بودن ذهن نویسنده را نشان می دهد، بلکه از نوشتن اطلاعات بیش از حد نیاز و طولانی شدن نامه نیز جلوگیری می کند.
می توان بدنه نامه را به سه قسمت اصلی تقسیم کرد و بهتر است قبل از شروع این قسمت یک یا دو خط فضای خالی در نظر گرفته شود.
1-پاراگراف اول باید مقدمه متن شما باشد، به این پاراگراف Opening Paragraph یا  Introductory Paragraphگفته می شود. در این بخش نویسنده شرکت خود را بصورت مختصر معرفی و به طور مستقیم ذکر می کند که به چه منظوری نامه را نوشته و می توان از عباراتی مانند عبارت زیر استفاده نمود. باید دقت نمود مهمترین وظیفه نویسنده در این بخش این است که به نحوی متن را تدوین نماید که خواننده انگیزه یابد نامه را تا انتها بخواند. به بیان ساده، این بخش باید تصویر مناسبی از نویسنده ترسیم و باعث شود خواننده نگرش و تصور مثبتی از نویسنده و شرکت وی داشته باشد.
We would like to introduce ourselves as a …
در یک دیدگاه سهل گیرانه می توان از واژه send برای تمامی مفاهیم فوق استفاده نمود. اما بهتر است نویسنده با استفاده صحیح و درست از واژگان فنی، تصور مناسب و خوبی از توان خود در ذهن خواننده ایجاد نماید.
واژه firm را نیز می توان بعنوان یک مثال دیگر در این نامه مطرح نمود. معنای اولیه این واژه محکم و شرکت می باشد. اما در این متن منظور از این واژه این است که خریدار قدرت چانه زنی بالایی برای خود متصور است و از فروشنده می خواهد که آخرین یا بهترین قیمت خود را اعلام نماید. این واژه تا حدودی تهاجمی بوده و قدرت چانه زنی و کم حوصله بودن نویسنده را به رخ می کشد.
در انتهای پاراگراف دوم از واژه Following specifications جهت اشاره به مشخصات فنی استفاده شده است. در صورتی که برای اشاره به موضوعی از واژه Following استفاده شود، بهتر است موضوع مربوطه در سطر بعد مورد اشاره قرار گیرد. اما می توان از واژه below نیز استفاده کرد که بهتر است در صورت استفاده از below نکته مورد نظر در انتهای نامه و پایین صفحه یا فضای نامه آورده شود. بعنوان مثال نویسنده در نامه فوق می تواند از عبارت below specifications استفاده نماید و مشخصات فنی مدنظر را در انتهای نامه مطرح نماید.
در پاراگراف آخر نویسنده با استفاده از یک استراتژی تهاجمی و در موضع قدرت از خواننده می خواهد که سریع پاسخ دهد. با استفاده از واژه priority به خواننده القا می کند که این نامه برای چندین شرکت ارسال گردیده است و هر کدام که سریعتر پاسخ دهد از اولویت برخوردار خواهد بود. همچنین یک مهلت برای پاسخگویی مشخص گردیده و اعلام می شود تا پایان وقت ادرای روز شانزدهم می 2011 مهلت داده می شود. طبیعتا افراد با قدرت بیشتر می توانند برای دیگران تعیین تکلیف و تعیین مهلت نمایند. بنابراین گیرنده در صورتی که تمایلی به انجام معامله داشته باشد باید سریعا قیمت خود را اعلام نمایند.
بعلاوه استفاده از I و My در نامه های بازرگانی رسمی معمولا توصیه نمی شود. اما در اینجا نویسنده برای تاکید بر قدرت تصمیم گیری خود در سازمان از این واژه استفاده نموده است. از آنجا که نامه مذکور یک نامه تهاجمی است این موضوع اشکالی ندارد. اما بهتر است بجای استفاده از این دو واژه در نامه های رسمی از واژگان our company  و our و us استفاده نماییم. اما باید پذیرفت در مکاتبات مدرن گاهی اوقات چندین بار در روز بین طرفین اتفاق می افتد، خیلی اوقات از واژگان I و my استفاده می شود.

2-بخش بعدی بدنه اصلی نامه می باشد و باید در نوشتن این بخش دقت کافی داشت. در این قسمت باید هدف، منظور و تقاضای اصلی نویسنده آورده شود. بهتر است نویسنده در این قسمت از نامه از زبان و اصطلاحات حرفه ای و تخصصی مربوط به کار خود بهره گیرد و از بکارب بردن زبان غیر رسمی و به اصطلاح خودمانی پرهیز کند. بعلاوه در این قسمت خواننده به گرامر و چگونگی نوشتن کلمات دقت می کند، بنابراین باید کلمات از نظر نوشتاری و درست بودن کنترل شوند. طول پاراگراف باید مناسب بوده و از جملات مجهول و ساختارهای مناسب گرامری بصورت حرفه ای و در زمان مناسب استفاده شود. زمانی که نامه دقیق بوده و به موضوع اصلی اشاره کند، بهتر با خواننده ارتباط برقرار می کند. نامه باید منظور را برساند ولی برای اینکار نیازی به طولانی بودن متن نیست. می توان پس از نگارش دوباره متن نامه را کنترل کرد و موارد زائد را حذف کرد. باید دقت داشت در تمام زمان نوشتن این قسمت از نامه چارچوب و سبک یکپارچه متن خود را حفظ کرد. این بخش باید به گ.نه ای شفاف و جامع باشد که خواننده بتواند پاسخ نامه را بدون نیاز به اطلاعات اضافی داده و نیازی به نوشتن چندین نامه پیاپی نباشد. نویسنده بهتر است خود را بعنوان مخاطب تصور نموده و بررسی کند که آیا مخاطب با اطلاعات ارائه شده قادر به ارائه پاسخ مناسب به نامه می باشد یا خیر.

3-پاراگراف آخر به پاراگراف نتیجه Conclusion Paragraph معروف است. به این پاراگراف Closing Paragraph نیز گفته می شود. متن این قسمت باید به گونه ای باشد که خواننده نامه سریغا اقدام مقتضی را انجام دهد.

برای مثال: Do not hesitate to send the Price list,please

بعلاوه این بخش می تواند حاوی زمان تماس بعدی با فرد مقابل نیز باشد، مانند: 

I look forward to hearing from you in two days

در این بخش می توان به پیوست نامه هم اشاره کرد. ادامه این مطالب در بسته آموزشی مکاتبات بازرگانی بین الملل تالیف دکتر رحیم محترم قابل پیگیری می باشد.

نمونه نامه در خواست کاتالوگ محصولات

 

نوین تجارت محترم  ویدئوهای بیشتر ببینید.      09031142938

دیدگاه ها

سوالات و نظرات خود را با ما به اشتراک بگزارید.