نامه درخواست قیمت

نامه درخواست قیمت
اینکه مکاتبات بازرگانی چیست نیازی به توضیح ندارد، اما معمولا ارتباط بین خریدار و فروشنده در گام اول با درخواست اطلاعات و قیمت آغاز می شود. گاهی اوقات خریدار نیاز خود را می داند و می شناسد، اما بدلیل پیچیدگی کالاهای مربوط به آن نیاز، خریدار قادر به تعیین تقاضای خود نیست.

بعنوان مثال خریدار می داند که نیاز به یک دستگاه چاپ روی کارتن دارد، اما نمی تواند تقاضای خود را با مشخصات فنی کالا یا دستگاه چاپ را تعریف نماید. در اینگونه مواقع، با توجه به تخصص فروشنده در محصول مورد بحث، خریدار با ارائه اطلاعات اولیه و ارسال درخواست طرح پیشنهادی، از فروشنده می خواهد که در انتخاب نهایی به وی کمک نماید و یک بسته پیشنهادی برای وی داشته باشد، اما خیلی اوقات خریدار خود دقیقا می داند به چه کالایی و با چه مشخصات فنی نیاز دارد و با ارائه اطلاعات فنی مربوط به محصول از فروشنده درخواست قیمت و تعریف شرایط معامله می نماید. در صورتی که خریدار بتواند مشخصات فنی کالای مورد نیاز خود را بصورت دقیق تعریف نماید، آن را به فروشنده اعلام و درخواست اعلام قیمت یا صدور مظنه می نماید. در اینگونه موارد تشریح کامل نیاز خریدار و اعلام مشخصات فنی و دیگر شرایط مورد نیاز برای اعلام قیمت از اهمیت خاصی برخوردار است. به بیان دیگر باید اطلاعات لازم و مسائل موثر بر قیمت را بصورت شفاف به فروشنده اعلام نموده تا فروشنده بتواند قیمت را با در نظر گرفتن شرایط مذکور اعلام نماید.

بعنوان یک راهکار توصیه می شود نویسنده خود را در جایگاه فروشنده تصور نماید و اطلاعات مورد نیاز برای اعلام قیمت را تحلیل نماید. آنگاه این اطلاعات را در نامه نوشته و به فروشنده ابلاغ نماید تا فروشنده بتواند قیمت را با کمترین زمان ممکن اعلام نماید. خیلی اوقات بدلیل نداشتن استراتژی مناسب نامه های بازرگانی و عدم تعریف شرایط معامله و ارائه اطلاعات لازم برای فروشنده از سوی خریدار، مجبور می شویم چندین بار مکاتبه نماییم و اطلاعات را در مراحل و نامه های متوالی مختلف اعلام نماییم. بهتر است کلیه اطلاعات مورد نیاز فروشنده را در یک ساختار و قالب نامه سازماندهی و از اتلاف وقت جلوگیری نماییم. یک نمونه نامه درخواست قیمت در زیر جهت آشنایی مورد بررسی و تحلیل قرار گرفته است.


 در ابتدا متن فارسی نامه مذکور جهت تمرین و تلاش جهت نوشتن آورده شده است.
قابل ذکر است این بخش فقط ترجمه متن اصلی نامه است و قسمتهای ابتدایی و انتهایی آورده نشده است.


بسیار خوشحالیم خود را بعنوان یک شرکت بازرگانی مهم در بازار لوازم خودرو ایران به شما معرفی نماییم.
احتراما از شما تقاضا می شود یک مظنه قیمت برای تعداد 1200 ست رینگ و پیستون تراکتور بر اساس تحویل... و به ارز... برای ما صادر فرمایید. محصول مورد نظر باید اصالتا ساخت ژاپن بوده و دارای خصوصیات فنی زیر باشد.
...
ناگزیریم اعلام نماییم سند درخواست شده باید حداکثر تا پایان وقت اداری روز... مورخ... به نظر اینجانب برسد. قابل ذکر است پاسخهای سریعتر در اولویت خواهند بود...

ساختار کامل یک نامه بازرگانی در این نامه قابل مشاهده است. قابل ذکر است قسمتهای ابتدایی و انتهایی در نامه های بعد بدلیل جلوگیری از اطاله مطلب حذف خواهند شد.
در هر صورت نامه فوق با بخش یک شامل تاریخ، نام شرکت گیرنده نامه، سطر ارجاع یا توجه و نهایتا موضوع نامه شروع می شود. در مقالات قبلی همانند مقاله نمونه نامه درخواست کاتالوگ توضیحات کافی راجع به هر قسمت از این بخش آورده شده است. بعد از این بخش، عبارت مربوط به احوالپرسی اولیه آورده شده که این بخش نیز قبلا مورد بررسی و مطالعه قرار گرفته است. در ادامه نامه متن اصلی نامه آورده شده که همانطور که قبلا بحث و بررسی شد، این بخش از سه قسمت تشکیل شده است. نویسنده در قسمت اول خواننده را ترغیب به ادامه مطالعه نامه نموده و در قسمت دوم نیاز خود را تعریف نموده است. در آخرین قسمت نامه، خواننده جهت پاسخگویی و اقدام سریع برانگیخته شده است. در انتهای متن اصلی نامه نویسنده ضمن ابراز احترام و تشکر، نام، جنسیت و پست سازمانی خود را به اطلاع خواننده می رساند. در آخرین قسمت نامه نیز نویسنده اطلاعات تماس خود را جهت اطلاع و پیگیری های آتی در اختیار خواننده قرار می دهد. 

منبع: کتاب و بسته مکاتبات بازرگانی تالیف دکتر رحیم محترم

 

نوین تجارت محترم  ویدئوهای بیشتر ببینید.      

دیدگاه ها

سوالات و نظرات خود را با ما به اشتراک بگزارید.