انتخاب استراتژی مناسب برای نامه های بازرگانی
در مقاله استراتژی نامه های بازرگانی بین الملل که بخش مهمی از مجموعه آموزش های مکاتبات بازرگانی بین الملل می باشد به انتخاب نوع ادبیات و لحن نگارش نامه های بازرگانی می پردازیم. در مکاتبات تجاری بعنوان یک نویسنده باید قبل از شروع نگارش نامه استراتژی خود را انتخاب نماید. منظور از استراتژی نامه، لحن نامه و یا به بیان دیگر تهاجمی، میانه روی یا تدافعی بودن نامه است. نویسنده باید با توجه به تحلیلی که از قدرت چانه زنی خود و طرف مقابل انجام داده است، تصمیم بگیرد نامه را تهاجمی یا میانه رو بنویسد. توصیه می شود حتی زمانی که گیرنده نامه از نویسنده بزرگتر و قوی تر باشد نیز نامه تدافعی و التماسی نوشته نشود. قدرت چانه زنی تامین کنندگان و خریداران تحت تاثیر عوامل متعددی است که در زیر به آنها اشاره شده است:
Supplier power increases when:
a. Suppliers are large and few in number
b. Suitable substitute products are not available
c. Individual buyers are not large customers of suppliers and there are many of them
d. Suppliers goods are critical to buyers marketplace success
e. Suppliers products create high switching costs
f. Suppliers pose a threat to integrate forward into buyers industry
Buyer power increase when:
g. BUYERS ARE LARGE AND FEW IN NUMBER
h. Buyers purchase a large portion of an industrys total output
i. Buyers purchases are a significant portion of a suppliers annual revenues
j. Buyers can switch to another product without incurring high switching costs
k. Buyers pose threat to integrate backward into the sellers industry
از سوی دیگر یکی از اصول نوشتن نامه های بازرگانی این است که قبل از شروع نوشتن متن نامه باید چارچوب یا ساختار نامه را طراحی نمود. این مبحث در بخش قبل مورد بررسی قرار گرفته است. طراحی چارچوب و ساختار نامه نه تنها نظام مند بودن ذهن نویسنده را نشان می دهد، بلکه از نوشتن اطلاعات بیش از حد نیاز و طولانی شدن نامه نیز جلوگیری می کند.
بخش ها مهم یک نامه بازرگانی
می توان بدنه نامه را به سه قسمت اصلی تقسیم کرد و بهتر است قبل از شروع این قسمت یک یا دو خط فضای خالی در نظر گرفته شود.
1- پاراگراف اول:
پاراگراف اول یک نامه بازرگانی باید مقدمه متن شما باشد، به این پاراگراف Opening Paragraph یا Introductory Paragraph گفته می شود. در این بخش نویسنده شرکت خود را بصورت مختصر معرفی و به طور مستقیم ذکر می کند که به چه منظوری نامه را نوشته و می توان از عباراتی مانند عبارت زیر استفاده نمود.
We would like to introduce ourselves as a …
باید دقت نمود مهمترین وظیفه نویسنده در این بخش این است که به نحوی متن نامه را تدوین نماید که خواننده انگیزه یابد نامه را تا انتها بخواند. به بیان ساده، این بخش باید تصویر مناسبی از نویسنده ترسیم و باعث شود خواننده نگرش و تصور مثبتی از نویسنده نامه و شرکت وی داشته باشد.
2-بدنه اصلی نامه:
باید در نوشتن بدنه اصلی نامه دقت کافی داشت. در این قسمت باید هدف، منظور و تقاضای اصلی نویسنده آورده شود. بهتر است نویسنده در این قسمت از نامه از زبان و اصطلاحات حرفه ای و تخصصی مربوط به کار خود بهره گیرد و از بکار بردن زبان غیر رسمی و به اصطلاح خودمانی پرهیز کند.
بعلاوه در این قسمت خواننده به گرامر نامه و چگونگی نوشتن کلمات دقت می کند، بنابراین باید کلمات از نظر نوشتاری و درست بودن کنترل شوند. طول پاراگراف باید مناسب بوده و از جملات مجهول و ساختارهای مناسب گرامری بصورت حرفه ای و در زمان مناسب استفاده شود. زمانی که نامه دقیق بوده و به موضوع اصلی اشاره کند، بهتر با خواننده ارتباط برقرار می کند. نامه باید منظور را برساند ولی برای اینکار نیازی به طولانی بودن متن نیست. می توان پس از نگارش دوباره متن نامه را کنترل کرد و موارد زائد را حذف کرد. باید دقت داشت در تمام زمان نوشتن این قسمت از نامه چارچوب و سبک یکپارچه متن خود را حفظ کرد. این بخش باید به گونه ای شفاف و جامع باشد که خواننده بتواند پاسخ نامه را بدون نیاز به اطلاعات اضافی داده و نیازی به نوشتن چندین نامه پیاپی نباشد. نویسنده بهتر است خود را بعنوان مخاطب تصور نموده و بررسی کند که آیا مخاطب با اطلاعات ارائه شده قادر به ارائه پاسخ مناسب به نامه می باشد یا خیر.
3- پاراگراف نتیجه Conclusion Paragraph
به این پاراگراف Closing Paragraph نیز گفته می شود. متن این قسمت باید به گونه ای باشد که خواننده نامه سریعا اقدام مقتضی را انجام دهد.
برای مثال:
Do not hesitate to send the Price list,please
بعلاوه این بخش از نامه می تواند حاوی زمان تماس بعدی با فرد مقابل نیز باشد، مانند:
I look forward to hearing from you in two days
به قلم دکتر رحیم محترم
مطالب مشابه:
------------------------------------------------------------
نمونه نامه در خواست کاتالوگ محصولات
------------------------------------------------------------
ویدئوهای بیشتر ببینید. 
09031142938
محصول پیشنهادی با این مطلب:
دیدگاه ها