تشریح ساختار انواع نامه های تجاری🥇 |نوین تجارت محترم

آموزش مکاتبات بازرگانی بین الملل

ساختار و قالب نامه های بازرگانی

در مقالات گذشته به مبحث مکاتبات بازرگانی چیست پرداختیم متذکر شدیم که داشتن دانش بازرگانی و حقوق تجارت بین الملل یکی از الزامات این تخصص می باشد اما در مکاتبات بازرگانی به زبان انگلیسی باید علاوه بر مباحث حقوقی و تجاری به گرامر و اصول نگارش نامه های تجاری مسلط بود در راستای این مهم ما قصد داریم در این مقاله و مقالات بعد اصول نگارش نامه های بازرگانی را همراه با نمونه نامه های تجاری انگلیسی با ترجمه فارسی ارائه نماییم. ساختار یک نامه بازرگانی از بخش های مختلف تشیکل گردیده است که در زیر به تفکیک هر کدام را توضیح می دهیم:

بخش 1: این بخش شامل تاریخ، نام شرکت گیرنده نامه، سطر قابل توجه و موضوع نامه می باشد.
1- نحوه نوشتن تاریخ در زبان انگلیسی
بین نحوه نوشتن تاریخ در زبان انگلیسی و زبان فارسی تفاوت وجود دارد. باید به هنگام نوشتن تاریخ دقت کافی بخرج داد تا بصورت اشتباه نوشته نشود. از سوی دیگر نحوه نوشتن تاریخ در انگلیسی بریتانیایی و امریکایی متفاوت است.

نوشتن تاریخ بصورت British English
در این حالت معمولا روز را پیش از ماه قرار می دهند. معمولا حرف اضافه of که پیش از ماه قرار میگیرد حذف شده و می توان قبل از سال علامت (,) قرار داد، اما باید توجه داشت که کاربرد این علامت در نوشتن تاریخ در سال های اخیر در British English مرسوم نمی باشد.
مثال: 5September (,) 2010

نوشتن تاریخ بصورت Amrican English
در انگلیسی مرسوم در امریکا، ماه پیش از روز قرار می گیرد و می توان پیش از روز از حرف تعریف معین استفاده کرد. قرار دادن (,) پیش از سال نیز مرسوم است.
مثال: September 5,2010
می توان تاریخ را تنها با استفاده از اعداد نیز نوشت که رایج ترین این موارد به شرح زیر است:
مثال: 5/09/10 و یا 5-09-2010

توجه: 5/09/10 در British به معنای 5September 2010 می باشد. در American به معنای May 9,2010 می باشد. برای جلوگیری از چنین مواردی می توان ماه را بصورت حروف نوشت.نکته مهم اینکه در صورتی که تاریخ روز دوازدهم یا کمتر از دوازدهم بود، جهت جلوگیری از اشتباه و ابهام، یا ماه را با حروف بنویسید یا روز را با اضافه کردن حروف شمارشی به شرح زیر مشخص کنید:

نحوه نوشتن تاریخ در نامه های بازرگانی
2- اسم شرکت گیرنده نامه
در سطر دوم این بخش نام شرکت گیرنده نامه نوشته می شود. هدف از نوشتن نام شرکت در این بخش این است که طرف مقابل مطمئن شود این یک نامه عمومی نیست و صرفا برای آن شرکت ارسال شده است. نوشتن این بخش نه تنها یک نوع احترام به طرف مقابل است، بلکه اهمیت و جایگاه رابطه کاری را نیز نشان می دهد.
3- قسمت قابل توجه
در این سطر نام شخص گیرنده نامه یا بخش سازمانی مربوطه نوشته می شود. نوشتن این سطر در نامه های تجاری اهمیت زیادی دارد. یک شرکت بازرگانی ممکن است روزانه دهها یا صدها نامه از طریق آدرس رایانامه موجود در سایت خود دریافت نماید. این آدرس معمولا بصورت info@... وجود دارد و مورد استفاده قرار می گیرد. از سوی دیگر شاید نیروی متخصصی که کلیه نامه ها را مطالعه و به بخش مربوطه ارجاع دهد در شرکت موجود نباشد. نوشتن این سطر، ارجاع نامه را به شخص یا بخش مربوطه تسهیل می نماید. بهتر است در نوشتن بخش یا دپارتمان معادل انگلیسی این عبارت را بصورت Dept. مورد استفاده قرار دهیم. در ادامه معادل انگلیسی تعدادی از بخش های یک شرکت ارائه شده است، البته باید دقت نمود تمامی شرکت ها الزاما تمام این بخش ها را ندارند: آموزش مکاتبات