آموزش نحوه نگارش نامه در خواست کاتالوگ محصول در واردات

خیلی اوقات شرکت ها برای ارزیابی طرف مقابل یا کیفیت محصول نیاز به دریافت و بررسی اطلاعات آنها دارند. در گذشته کاتالوگ ها بصورت چاپ شده و بصورت پستی در اختیار شرکت های متقاضی قرار می گرفت. اما امروزه معمولا از کاتالوگ یا دیگر ابزار الکترونیکی استفاده می شود. حتی خیلی از اوقات اینگونه موارد در وب سایت شرکت ها بار گذاری شده و به آسانی قابل دریافت می باشند. علاوه بر مواردی همچون کاتالوگ، بروشور و دیگر ابزارهای لازم جهت بازاریابی و تحلیل محصول و شرکت مربوطه گاهی اوقات از شرکت مقابل پروفایل کسب و کار Business profile یا موارد دیگری در خواست می شود. در هر صورت یک نمونه نامه مرتبط به این موضوع در ادامه ارائه شده است.

توجه به نکات زیر در نامه فوق مهم می باشد:

موضوع این نامه تقاضای اطلاعات requisition upon information می باشد. با مشاهده این عبارت خواننده متوجه می شود که نویسنده متقاضی دریافت اطلاعات می باشد. از آنجا که این نامه دارای بخش معرفی نیست، می توان حدس زد که این اولین نامه بین طرفین نیست. نکته حائز اهمیت دیگر اینکه این نامه با یک جمله مجهول شروع می شود. هر چند در خیلی از کتب استفاده از جملات مجهول نهی شده است اما باید دقت نمود جمله مجهول معمولا برای نویسنده آن قدرت ایجاد می کند یا دست کم از کاهش قدرت یا وجهه وی جلوگیری می کند. به دو عبارت زیر دقت نمایید:

بهتر است جملات حاوی یک تقاضا بصورت مجهول نوشته شود تا نویسنده مجبور نباشد نیازمند بودن خود را صریحا بیان نماید. با توجه به اهمیت جملات مجهول این موضوع در بخش دیگری بصورت مختصر مورد اشاره قرار میگیرد. دقت در واژگان زیر در نامه فوق توصیه می شود.

ارسال بسته های پستی اصولا مشمول محدودیت های خاصی می باشد که در تقاضا از فروشنده جهت ارسال نمونه، کاتالوگ یا موارد دیگر باید به آنها دقت نمود. در قانون صادرات و واردات و قانون امور گمرکی جدید مصوب 1390 نیز مواردی راجع به این موضوع آورده شده است.

همچنین در این نامه نام شرکت پستی DHL آورده شده است. این گونه شرکت ها معمولا بین المللی بوده و در کشورهای متعدد فعالیت می نمایند. در کشور ما نیز می توان شرکت های DHL، TNT، ARAMEX را نام برد. منظور از Account No یا Member No  شماره عضویت در شرکت مربوطه می باشد. یکی از چالش های ارسال نمونه و دیگر بسته های پستی هزینه پست و حمل بسته ها می باشد. معمولا اینگونه بسته ها از طریق حمل هوایی ارسال می شوند و هزینه حمل آن ها عدد قابل توجهی می شود. خیلی اوقات فروشنده حاضر است نمونه کالا یا دیگر موارد را بصورت رایگان ارسال کند. اما اغلب اوقات از پذیرش پرداخت هزینه حمل و ارسال سر باز می زند. بهتر است شرکت ها و نهادهایی که بسته های متعددی را از خارج کشور دریافت می کنند با مراجعه به یکی از این شرکت ها و سپردن وسایق لازم شماره حساب یا شماره عضویت دریافت نمایند. با دریافت شماره مذکور شرکت مربوطه در مبادی مختلف بسته هایی را بدون دریافت پیش کرایه تحویل می گیرند و بعد از حمل در مقصد و همزمان با تحویل کالا کرایه مربوطه را دریافت می کنند. در این حالت ارسال کننده نمونه یا بسته صرفا با اضهار شماره حساب یا عضویت گیرنده بسته تحویل می دهد و شرکت پست بعد از تحویل بسته در مقصد با گیرنده تسویه حساب می نماید.

همچنین منظور از پروفایل کسب و کار یک بسته اطلاعاتی مربوط به شرکت شامل اطلاعات نیروی انسانی، مشتریان و تامین کنندگان شرکت مربوطه می باشد. در ادامه یک فرم نمونه از پروفایل کسب و کار آورده شده است.

  ویدئوهای بیشتر ببینید.     09031142938