آموزش مدیریت زمان بخش دوم 🥇| نوین تجارت محترم

آموزش مدیریت زمان ( بخش دوم)

ویلیام اونکن و دونالد واس

ملاقاتی برای معامله با میمون ها ترتیب دهید

از بحث با میمون ها در هر کاری دوری کنید. برای مثال، هنگامی که در سالن از کنار زیردست خود عبور می کنید، در آن لحظه، جدیت کافی را برای برخورد با مسئله نخواهید داشت . بنابراین، ملاقاتی را برنامه ریزی کنید تا درباره ی آن صحبت کنید.

حد و حدود اختیار عمل را مشخص کنید
کارکنان شما برای بر عهده گرفتن مشکلات کاری، در یکی از پنج سطح اختیار عمل قرار می گیرند. این پنج سطح از پایین ترین به بالاترین، به ترتیب زیر است:

1. تا وقتی به آنان گفته نشده است، کاری نکنند.
2. بپرسند که چه کاری باید انجام دهند.
3. کاری را پیشنهاد دهند، و با اجازه ی شما آن را اجرا کنند.
4. فعالیت مستقلی انجام دهند، اما بدون درنگ، شما را در جریان بگذارند.
5. فعالیت مستقلی انجام دهند و شما را با روندی منظم در جریان امور قرار دهند.

وقتی یکی از زیردستان مشکلی را نزد شما می آورد، از استفاده کردن سطوح 1 و 2 خودداری کنید. سطوح 3، 4 و 5 را برای او مشخص و بر سر آن توافق کنید. بیش از 15 دقیقه برای بحث درباره ی مشکل زمان نگذارید.

بر سر مکان و زمان مراجعه ی بعدی توافق کنید
بعد از اینکه درباره ی روند تصمیم گرفتید، زمان و مکانی را مشخص کنید که کارمند به شما درباره ی روند پیش روی کارها گزارش دهد.

انگیزه هایتان را بررسی کنید
بعضی مدیران نگران این موضوع اند که با تشویق کارکنان برای ابتکارات بیشتر، ضعیف تر و آسیب پذیرتر به نظر برسند و کمتر مفید باشند، به جای آن، امنیت درونی را در خودتان پرورش دهید تا به شما اجازه دهد از کنترل مستقیم چشم پوشی و از رشد کارکنان حمایت کنید.

مهارت های کارکنان را پرورش دهید
کارمندان سعی می کنند از پذیرفتن میمون ها شانه خالی کنند، چرا که تمایل و توانایی کافی برای آنها ندارند. به کارمندان کمک کنید تا مهارت های حل مسئله ی خود را پرورش دهند. شاید در ابتدا، بیشتر از زمانی که خود کار را بر عهده بگیرید زمان صرف شود، اما در بلند مدت، زمانتان حفظ خواهد شد.

اعتماد را گسترش دهید
پرورش اختیار عمل در کارکنان به رابطه ای پر از اعتماد بین شما و زیردستانتان نیاز دارد. اگر آنها از شکست بترسند، به آوردن میمون ها ادامه خواهند داد و از حل مشکلات سر باز می زندد. برای افزایش اعتماد، به این نکته تأکید کنید که اشتباه مشکلی ایجاد نخواهد کرد.

حال اجازه دهید به تحلیل این موقعیت بپردازیم: دوباره، در ابتدا میمون بر دوش زیردست است. اما به چه مدت؟ اسمیت متوجه شده است که تا وقتی طرح پیشنهادی او با موافقت مدیر همراه نشود، نمی تواند او را «آگاه» کند و با توجه به تجربیاتش، می داند که احتمالا طرح او تا زمانی که به آن رسیدگی شود، هفته ها در کیف مدیر خواهد ماند.
واقعا چه کسی میمون را در اختیار دارد؟ کدام یک دیگری را می پاید؟ احساس بیهودگی و تاخیرهای بی دلیل، دوباره فضای کار آنان را فراخواهد گرفت.
چهارمین زیردست، به تازگی از بخش دیگر شرکت منتقل شده است. بنابراین، می تواند فعالیت تازه ای را شروع و مدیریت کند. مدیر گفته است که آنان باید به زودی با یکدیگر گفت و گویی داشته باشند تا مجموعه ای از اهداف را بررسی کنند و اضافه می کند: «من پیش نویسی را برای بحث با شما آماده می کنم».
این موقعیت را نیز، بررسی می کنیم: این زیردست شغلی جدید (براساس وظیفه ی رسمی) و مسؤولیت تام آن (براساس تفویض رسمی) را برعهده گرفته است، اما حرکت بعدی، وظیفه ی مدیر است. تا وقتی که این کار را انجام دهد، میمون در اختیار اوست و زیردست کاری ندارد.

چرا این اتفاقات می افتد؟ زیرا در هر مثال، در ابتدا مدیر و زیردست، خواسته یا ناخواسته، تصور می کنند که مسئله ی مطرح شده، مشکلی مشترک است. میمون در این حالت، از هر دو نفر سواری می گیرد. اگر میمون پای اشتباه را به حرکت درآورد، زیردست (خیلی سریع و برق آسا) ناپدید می شود. بنابراین، مدیر دوباره با دردسر دیگری روبه رو می شود. البته، می توان میمون را آموزش داد که پای اشتباه را به حرکت درنیاورد. اما آسان تر است که از ابتدا از سواری گرفتن آن جلوگیری شود.

چه کسی برای چه کسی کار می کند؟
تصور کنید همان چهار زیردست، آنقدر درباره ی زمان مدیر با ملاحظه و با فکر عمل می کنند که خود را به زحمت می اندازند تا در روز، بیش از سه میمون از دوششان به مدیر انتقال ندهند. در یک هفته ی پنج روزه، مدیر 60 میمون پر سر و صدا را بر دوش خواهد داشت که رسیدگی به آنها به تنهایی، بسیار مشکل خواهد بود. بنابراین، تمام زمان زیردست تحمیل را صرف سازماندهی «اولویت ها» در چارچوبی عملی می کند.
در پایان وقت کاری آخرین روز هفته، مدیر در اتاق در بسته اش خلوت کرده است تا بتواند درباره ی موقعیتش فکر کند، درحالی که زیردستان، بیرون در منتظر ایستاده اند تا برای آخرین بار قبل از تعطیلات آخر هفته، به او یادآوری کنند «یا ماهی بگیرد، یا طناب طعمه را پاره کند». تصور کنید آنان در مدتی که بیرون، منتظر ایستاده اند، به یکدیگر چه می گویند: «عجب تاخیری! او حتی نمی تواند تصمیم بگیرد. چگونه کسی که حتی نمی تواند تصمیم بگیرد، به این جایگاه در سازمان می رسد، هرگز نمی فهمیم».
بدتر از همه، دلیلی که مدیر به علت آن نمی تواند هیچ کدام از «حرکت های بعدی» را انجام دهد این است که مدیر به علت آن نمی تواند هیچ کدام از «حرکت های بعدی» را انجام دهد این است که همه ی زمانش صرف رسیدگی به درخواست های رئیس تحمیل و مجموعه تحمیل شده است. برای کنترل این وظایف، او به مقداری زمان اختیاری احتیاج دارد، که به دلیل مشغله ی بیش از حد مدیر با میمون، از آن محروم است. مدیر در دوری باطل افتاده است. اما زمان تلف می شود (و نمی توان آن را کتمان کرد). مدیر، با تلفن داخلی از منشی می خواهد به کارمندان بگوید که تا صبح اولین روز کاری هفته، نمی تواند آنها را ملاقات کند. ساعت 7 بعداز ظهر، او به سمت خانه رانندگی می کند، در حالی که قصد دارد فردا صبح برای حل و فصل مسائل به شرکت بازگردد و در روزهای آخر هفته، خود را گرفتار کند. وقتی فردا اول صبح به محل کار باز می گردد، در زمین گلف نزدیک محل کارش چهار نفر را می بیند که مشغول بازی چهار نفره ی گلف هستند. حدس بزنید آن چهار نفر چه کسانی هستند؟
همین است. او هم اکنون می داند که واقعا چه کسی دارد برای چه کسی کار می کند. همچنین، وی متوجه است که اگر کارهایش را طی این دو روز انجام ندهد، توقع زیردستانش آنقدر بالا می رود که هرکدام به میمون های بیشتری اجازه می دهند از روی دوششان بر روی دوش مدیر بپرد. اکنون او به وضوح و روشنی نزول پیغام وحی بر قله ی کوه، می داند که هر چه گرفتارتر شود، بیشتر عقب می افتد.
او با سرعت از دفترش فرار کرد، گویی از طاعون فرار می کند. برنامه اش چیست؟ می خواهد با کاری مشغول شود که در طول سال، هیچ زمانی برای آن نداشته است: آخر هفته ای با خانواده اش (این یکی از انواع متنوع زمان اختیاری است).
آخرین روز هفته، او از خوابی شیرین و بی دغدغه ی ده ساعته لذت برد، چرا که برنامه ی مشخصی برای هفته ی جدید داشت. او قصد دارد از شر زمان زیردست تحمیل خلاص شود. در عوض، به همان اندازه زمان اختیاری پیدا خواهد کرد و آن را صرف رسیدگی به زیردستان می کند تا مطمئن شود آنان، هنر مدیریتی مشکل ولی با ارزش «مراقبت و تغذیه ی میمون ها» را آموخته اند.
این مدیر همچنین، مقداری زمان اختیاری خواهد داشت که زمان بندی و وظایف زمان رئیس تحمیل و همین طور، زمان مجموعه تحمیل را کنترل کند. این کار ماه ها به طول خواهد انجامید، اما در مقایسه با کارهایی که قبلاً صورت می گرفت، ارزش بیشتری خواهد داشت. هدف نهایی او، مدیریت زمانش خواهد بود.

ویدئوهای بیشتر ببینید. 09031142938