نامه درخواست قیمت برای واردات کالا

در این مقاله به تفسیر نمونه نامه استعلام قیمت کالا به فارسی و انگلیسی ( نمونه نامه در خواست پیش فاکتور به انگلیسی ) می پردازیم.  معمولا ارتباط بین خریدار و فروشنده در گام اول از طریق نامه الکترونیکی یا همان ایمیل برای درخواست قیمت و اطلاعات آغاز می شود. گاهی اوقات خریدار نیاز خود را می داند و می شناسد، اما بدلیل پیچیدگی کالاهای مربوط به آن نیاز، خریدار قادر به تعیین تقاضای خود نیست. در زیر  ابتدا متن نمونه نامه در خواست خرید کالا به زبان انگلیسی و سپس ترجمه آن به زبان فارسی درج شده است. قابل ذکر است در بخش فارسی تنها متن اصلی نامه ترجمه شده است و متن ابتدا و انتهای آن بدلیل عدم ضرورت حذف گردیده است.

نمونه نامه درخواست خرید کالا به انگلیسی

Date: 12 may 2020

To Shinzeng co

For the attention of the sales manager 

Sub: requistion upon a qustion

Dear Sir/Mdam

We are very much honored to introduce ourselves as one of the leading general trading companies in Iran in the field of automobile and machine parts

You are kindly requested to issue us a firm quotation for the auantity of 1200 sets of tractor piston rings on the base of CFR Bandar Abbas in Euro. The product should originally be made in Japan whit the following specifications: k

Model: N..130    grade ... : l

Model: N..75    grade ... : l

Ineluctable to state that the requested document should reach my attention utmost 16 May 2011. Your urgent assistance would be granted a priority

Yours faithfully

..... (.Mr)

Purchasing and procurement manage

Address: #79,1st floor, ----- trading center, ------ sq. Tehran, Iran

Phone: +98(021)j

(912)jMobile: +98

Email: info

Skype: r-----m

نمونه نامه استعلام قیمت کالا فارسی (ترجمه فارسی نامه انگلیسی)

بسیار خوشحالیم خود را بعنوان یک شرکت بازرگانی مهم در بازار لوازم خودرو ایران به شما معرفی نماییم.
احتراما از شما تقاضا می شود یک مظنه قیمت برای تعداد 1200 ست رینگ و پیستون تراکتور بر اساس تحویل... و به ارز... برای ما صادر فرمایید. محصول مورد نظر باید اصالتا ساخت ژاپن بوده و دارای خصوصیات فنی زیر باشد.
...
ناگزیریم اعلام نماییم سند درخواست شده باید حداکثر تا پایان وقت اداری روز... مورخ... به نظر اینجانب برسد. قابل ذکر است پاسخهای سریعتر در اولویت خواهند بود...

تشریح نامه استعلام قیمت کالا

ساختار کامل یک نامه بازرگانی در این نامه قابل مشاهده است. در نامه استعلام قیمت فوق با بخش یک شامل: تاریخ، نام شرکت گیرنده نامه، سطر ارجاع یا توجه و نهایتا موضوع نامه شروع می شود. در مقالات قبلی همانند مقاله نمونه نامه درخواست کاتالوگ توضیحات کافی راجع به هر قسمت از این بخش آورده شده است. بعد از این بخش، عبارت مربوط به احوالپرسی اولیه آورده شده که این بخش نیز قبلا مورد بررسی و مطالعه قرار گرفته است. در ادامه نامه متن اصلی نامه آورده شده که همانطور که قبلا بحث و بررسی شد، این بخش از سه قسمت تشکیل شده است.

نویسنده در قسمت اول خواننده را ترغیب به ادامه مطالعه نامه نموده و در قسمت دوم نیاز خود را تعریف نموده است. در آخرین قسمت نامه، خواننده جهت پاسخگویی و اقدام سریع برانگیخته شده است. در انتهای متن اصلی نامه نویسنده ضمن ابراز احترام و تشکر، نام، جنسیت و پست سازمانی خود را به اطلاع خواننده می رساند. در آخرین قسمت نامه نیز نویسنده اطلاعات تماس خود را جهت اطلاع و پیگیری های آتی در اختیار خواننده قرار می دهد. 

ساختار کلی نامه 

پاراگراف اول نامه فوق تلاش دارد یک تصور خوب از نویسنده و شرکت وی ایجاد کند و باعث شود خواننده کل نامه در خواست قیمت را بخواند. در پاراگراف دوم نویسنده نیاز و توقعات خود از فروشنده و اطلاعات لازم جهت پاسخگویی به این نیازها را در اختیار خواننده قرار می دهد. در پاراگراف سوم نیز نویسنده نامه خواننده را ترغیب می کند که سریعا پاسخ داده و اقدامات لازم را انجام دهد.

در یک دیدگاه سهل گیرانه می توان از واژه send برای تمامی مفاهیم فوق استفاده نمود. اما بهتر است نویسنده با استفاده صحیح و درست از واژگان فنی، تصور مناسب و خوبی از توان خود در ذهن خواننده ایجاد نماید.

واژه firm را نیز می توان بعنوان یک مثال دیگر در این نامه مطرح نمود. معنای اولیه این واژه محکم و شرکت می باشد. اما در این متن منظور از این واژه این است که خریدار قدرت چانه زنی بالایی برای خود متصور است و از فروشنده می خواهد که آخرین یا بهترین قیمت خود را اعلام نماید. این واژه تا حدودی تهاجمی بوده و قدرت چانه زنی و کم حوصله بودن نویسنده را به رخ می کشد.
در انتهای پاراگراف دوم از واژه Following specifications جهت اشاره به مشخصات فنی استفاده شده است. در صورتی که برای اشاره به موضوعی از واژه Following استفاده شود، بهتر است موضوع مربوطه در سطر بعد مورد اشاره قرار گیرد. اما می توان از واژه below نیز استفاده کرد که بهتر است در صورت استفاده از below نکته مورد نظر در انتهای نامه و پایین صفحه یا فضای نامه آورده شود. بعنوان مثال نویسنده در نامه فوق می تواند از عبارت below specifications استفاده نماید و مشخصات فنی مدنظر را در انتهای نامه مطرح نماید.
در پاراگراف آخر نویسنده با استفاده از یک استراتژی تهاجمی و در موضع قدرت از خواننده می خواهد که سریع پاسخ دهد. با استفاده از واژه priority به خواننده القا می کند که این نامه برای چندین شرکت ارسال گردیده است و هر کدام که سریعتر پاسخ دهد از اولویت برخوردار خواهد بود. همچنین یک مهلت برای پاسخگویی مشخص گردیده و اعلام می شود تا پایان وقت ادرای روز شانزدهم می 2011 مهلت داده می شود. طبیعتا افراد با قدرت بیشتر می توانند برای دیگران تعیین تکلیف و تعیین مهلت نمایند. بنابراین گیرنده در صورتی که تمایلی به انجام معامله داشته باشد باید سریعا قیمت خود را اعلام نمایند.
بعلاوه استفاده از I و My در نامه های بازرگانی رسمی معمولا توصیه نمی شود. اما در اینجا نویسنده برای تاکید بر قدرت تصمیم گیری خود در سازمان از این واژه استفاده نموده است. از آنجا که نامه مذکور یک نامه تهاجمی است این موضوع اشکالی ندارد. اما بهتر است بجای استفاده از این دو واژه در نامه های رسمی از واژگان our company  و our و us استفاده نماییم. اما باید پذیرفت در مکاتبات مدرن گاهی اوقات چندین بار در روز بین طرفین اتفاق می افتد، خیلی اوقات از واژگان I و my استفاده می شود.

نکته مهم برای در نگارش نامه استعلام قیمت از شرکت:

تصور کنید خریدار می داند که نیاز به یک دستگاه چاپ روی کارتن دارد، اما نمی تواند تقاضای خود را با مشخصات فنی کالا یا دستگاه چاپ را تعریف نماید. در اینگونه مواقع، با توجه به تخصص فروشنده در محصول مورد بحث، خریدار با ارائه اطلاعات اولیه و ارسال درخواست طرح پیشنهادی، از فروشنده می خواهد که در انتخاب نهایی به وی کمک نماید و یک بسته پیشنهادی برای وی داشته باشد، اما خیلی اوقات خریدار خود دقیقا می داند به چه کالایی و با چه مشخصات فنی نیاز دارد و با ارائه اطلاعات فنی مربوط به محصول از فروشنده درخواست قیمت و تعریف شرایط معامله می نماید.

در صورتی که خریدار بتواند مشخصات فنی کالای مورد نیاز خود را بصورت دقیق تعریف نماید، آن را به فروشنده اعلام و درخواست اعلام قیمت یا صدور مظنه می نماید. در اینگونه موارد تشریح کامل نیاز خریدار و اعلام مشخصات فنی و دیگر شرایط مورد نیاز برای اعلام قیمت از اهمیت خاصی برخوردار است. به بیان دیگر باید اطلاعات لازم و مسائل موثر بر قیمت را بصورت شفاف به فروشنده اعلام نموده تا فروشنده بتواند قیمت را با در نظر گرفتن شرایط مذکور اعلام نماید.

بعنوان یک راهکار توصیه می شود نویسنده خود را در جایگاه فروشنده تصور نماید و اطلاعات مورد نیاز برای اعلام قیمت را تحلیل نماید. آنگاه این اطلاعات را در نامه نوشته و به فروشنده ابلاغ نماید تا فروشنده بتواند قیمت را با کمترین زمان ممکن اعلام نماید. خیلی اوقات بدلیل نداشتن استراتژی مناسب نامه های بازرگانی و عدم تعریف شرایط معامله و ارائه اطلاعات لازم برای فروشنده از سوی خریدار، مجبور می شویم چندین بار مکاتبه نماییم و اطلاعات را در مراحل و نامه های متوالی مختلف اعلام نماییم.

بهتر است کلیه اطلاعات مورد نیاز فروشنده را در یک ساختار و قالب نامه سازماندهی و از اتلاف وقت جلوگیری نماییم. یک نمونه نامه درخواست قیمت در زیر جهت آشنایی مورد بررسی و تحلیل قرار گرفته است.

منبع: کتاب و بسته مکاتبات بازرگانی تالیف دکتر رحیم محترم

مطالب مشابه:

------------------------------------------------------------

-آموزش مکاتبات بازرگانی

------------------------------------------------------------

-ساختار و قالب نامه های بازرگانی

------------------------------------------------------------

  ویدئوهای بیشتر ببینید.  09031142938

محصول پیشنهادی با این مطلب:

آموزش مکاتبات بازرگانی بین الملل